בחברה היהודית הקדם-מודרנית שימש הפנקס – קובץ דפים שנכרכו יחדיו –הן בקרב ארגונים קהילתיים הן בקרב אנשים יחידים. מוהלים נהגו לנהל פנקסי מעקב אחר טקסי המילה שערכו, אנשי עסקים תיעדו באמצעותם עסקאות, תלמידי ישיבות העתיקו אל הפנקסים טקסטים שעליהם שקדו ומיסטיקנים ציינו בפנקסים את החטאים שחטאו (ולעיתים גם את החלומות שחלמו). בכך נבדל ה"פנקס" מה"ספר" – הן בצורתו הפיזית הן באופן שבו נאספו בו הטקסטים. הפנקס היה מחברת, שבתחילה הכילה ברובה דפים ריקים, ובעליה העלה בה על הכתב מיני טקסטים או רשומות שבהם היה לו עניין מעת לעת.
מוסדות יהודיים ולא-יהודיים גם יחד, שרצו לתעד את פעילותם, מצאו את צורת התיעוד הזו יעילה במיוחד. בעת החדשה המוקדמת (בשנים 1500–1800 לספירה, לערך) הייתה החברה היהודית במזרח אירופה רשת מסועפת של מוסדות – החל ב"חברות בעלי מלאכה", שהיו גילדות קטנות ומקומיות, וכלה במועצות גדולות חוצות מחוזים, דוגמת "ועד יהודי ליטא" או "ועד ארבע ארצות" בפולין. במרוצת השנים נותרו מהמוסדות הללו פנקסים וחלקי פנקסים, ואלו יוצרים רושם ברור: בראשית העת החדשה היה ניהול פנקס חלק בלתי נפרד מארגון החיים היהודיים.
'פנקס הקהל' – מחברת התיעוד של הוועד המנהל בקהילה – היה חלק אחד ממערך שלם של פנקסים קהילתיים. האדמניסטרציה הקהילתית הורכבה מגופים רבים אחרים, שניהלו פנקסים משלהם. הגבאים – מנהלי אוצר הקהילה – ניהלו פנקס ובו תיעדו את צורת הארגון של בית הכנסת ככלל, ובפרט ביחס לתגמולים כספיים ותגמולי צדקה, לצד מגוון ההחלטות במסגרת עבודתם. דיינים – שופטי בית המשפט הרבני – נהגו לתעד בפנקס תיקים שנוהלו בפניהם והמוכסים ניהלו רישום בפנקס משלהם באשר למיסים המשוערים מכל חבר בקהילה, והמיסים ששולמו בפועל. ה'קהל' ניהל גם הוא פנקס, ובהיותו הגוף המנהל העליון בקהילה, נחשב הפנקס שלו לחשוב מכולם. צירוף כל הפנקסים השונים הללו מכונה לעיתים "פנקס הקהילה", שמספק מבט עשיר ומגוון על רוחב יריעת חיי הקהילה היהודית.
אין זו משימה פשוטה, לעמוד על אופן פעולתו של הפנקס ולהבין את תפקידו בחייהם של ועד הקהילה ושל הקהילה בכלל. כפי שהראה פרופ' ישראל ברטל מהאוניברסיטה העברית, במעגלים התרבותיים והפוליטיים של יהודי מזרח אירופה במאה התשע-עשרה והעשרים התפתחו רבדים רבים של תפישות שגויות רבות באשר ל'פנקס הקהל' של ראשית העת החדשה, אבל דורות מאוחרים יותר של חוקרים בכל זאת המשיכו אותן וחזרו עליהן. משכילי המאה התשע-עשרה אימצו השקפה שלפיה פנקס הקהילה היה התגלמות ההיסטוריה כולה של הקהילה היהודית בראשית העת החדשה – מוסד והיסטוריה שכלפיהם חשו אותם משכילים בוז. ברומן הסטירי, 'קבורת חמור', מלגלג פרץ סמולנסקין:
פנקס יימצא בכל עיר ועיר מקום מושב בני-ישראל ועל הפנקס הזה כולם ייכתבו וכל אשר קרה בעיר לזיכרון לדור אחרון. שם יש זיכרון למוכת עץ ולאנוסה, למלשינים ולמוסרים ממון ישראל ביד גוי, למורדים בכבוד הקהל ולמאכלי טריפה, לגונבים כלי-הקודש מבית-התפילה ולנושאי מטפחת בבגדיהם ביום השבת, לבית אשר הוכה שאייה בידי לצים ושדים ולחוטאים אשר בחטאם פרצה המגיפה, או כי לעגו להחברה הקדושה. בכתב הזה ייכתבו כל אלה אשר פרצו חוק ישראל והם המה ישאו עוונם במותם, כי ייקבר קבורת חמור.
במאה העשרים גם יהודים ציוניים ממגוון זרמים התייחסו לפנקס באותו אופן רומנטי, אבל חיובי ביותר. רבים מהם ראו בו ביטוי עליון של הגופים האוטונומיים בקרב היהודים בעת החדשה המוקדמת – גופים שנדמו בעיניהם של אותם ציונים למבשרי המוסדות הלאומיים היהודיים שביקשו הם-עצמם לכונן. אחרים ראו בגופי הקהילה הללו את התגלמותה של רוח האומה. אברהם רכטמן, שהשתתף במשלחת האתנוגרפית הגדולה של אנ-סקי בשנת 1912, הביע תחושה זו במונחים ליריים:
הפנקס הוא ראי של חיי העם (folks leben) בדורות קודמים. הפנקס משקף את תחושותיו של העם, את השמחה שלו ואת העצב, כיצד הביע את דאגותיו ומה היו דרישותיו. הפנקס מאפשר לנו לגעת בחייו של היחיד ובחיי הקהל, לאורכם ולעומקם. הפנקסים מלמדים אותנו כיצד נראו אז החיים, כמו גם היחסים בחברה, בין חברה אחת לשנייה, בין קהילה זו לקהילה אחרת, והם מלמדים אותנו גם על יחסם של היהודים לסביבה החיצונית, לעולם הלא-יהודי שהקיף אותם.
שני הטקסטים חולקים, כמובן, תפישה רומנטית עד מאוד של הפנקס כהתגלמות ההיסטוריה ורוחם של היהודים ככלל, אף שהערכים ששני הטקסטים ייחסו לכך היו שונים ביותר.
נוכח תוצר זה, של הדמיון היהודי הפורה יתר על המידה, רצוי לנהל בעניינו של 'פנקס הקהל' דיון מפוכח יותר. למרבה הצער, חרף רצונם העז הן של המשכילים הן של היהודים הלאומיים, הפנקס לא שימש "זיכרון קהילתי". חלקן המכריע של הרשומות עסקו בסוגיות טכניות ביותר, דוגמת מיסוי ועניינים כלכליים אחרים, שהיו בתחום אחריותו של הקהל. אירועים משמעותיים בחיי הקהילה תועדו רק במקרים שבהם נדרש הקהל להחליט החלטות או לתקן תקנות.
נוסף על כך, הפנקס לא היה זמין לשימושה של הקהילה בלבד, וחברי הקהל הקפידו בקנאות על הגישה אליו. חוקת קהילת קרקוב משנת 1595 מציינת במפורש כי היחידים שיכולים להחזיק בפנקס הם רשמי הקהילה (שכונו אז "עדים דמטה"), כשהוא נעול בארגז שרק הם מורשים לפתוח.
בקהילות הפולניות-ליטאיות היה 'פנקס הקהל' מסמך טכני עד מאוד. תועדו בו רק נושאים שטופלו בידי הקהל. מובן שמדובר בנושאים שיכלו להיות בעלי חשיבות עצומה מבחינת ניהול הקהילה, אבל לא באופן האידיאליסטי והרומנטי שבו נתפשו בעבר.
בפנקס מופיעות סוגיות מכריעות, כמו שאלת השליטה בגודל האוכלוסייה, באמצעות הענקת זכויות תושב ("חזקת היישוב") או הגבלתן. לעיתים היה לדבר קשר לתקנות הנוגעות לנדוניות, כיוון שרק מי שהיו עשירים דיים לשלם נדוניות נאות יכלו לצרף את ילדיהם לקהילה. סוגייה נוספת שאנו מוצאים בפנקסים היא זו הנוגעת לניהול הבחירות השנתיות לקהל. עוד נושאים שעולים מהפנקסים הם ניהול הצדקה הקהילתית (דבר שלעיתים קרובות נעשה באמצעות תקנות הנוגעות לגבאים), העסקת ל עובדי ציבור (חזנים, שוחטים, רופאים, מיילדות, מורים וכך הלאה), ובעיקר רב הקהילה, ויחסים אל מול הרשויות הלא-יהודיות.
אף ש'פנקס הקהל' לא מאפשר לנו הצצה לנפש היהודית – לטוב או לרע – הוא חושף בפנינו כיצד ארגנו יהודים את הקהילות שלהם, ואיך ניהלו את חייהם לפני מאות שנים.
